医療系の大事な書類や税金のお知らせ、子どもがもらってきたお知らせのプリントに家電の説明書…いつの間にか書類がたまりにたまって片付かないし、必要なときに見つけられない…というのは本当にストレスです。でも、そんな悩みも今日でさようなら。整理整頓のハードルを下げて簡単に解決する方法をご紹介します。

キレイに整理しなきゃ…をやめよう

会社の資料をはじめ、家の中でもあっという間にたまっていく書類。以前は、仕事用・家電説明書・税金関係・子ども関係などでファイルを用意し、分類わけしてファイリングしていたのですが、うつ病になってからというもの、その作業ができなくなってしまいました。

たまっていく書類の山を見つめては「整理しなきゃ・・・」という焦りも一緒につのります。

そもそも、「ファイリング」というのはとても面倒な作業で、ただやみくもにファイルに入れるだけでは、後で探し出せなくなるので工夫が必要なんですよね。見つけやすいようにインデックスを付けるというのも大変な作業です。また、すべての書類をとっておくと収納場所がなくなるので定期的に「いらない書類」を選別して捨てる必要もでてきます。

そして、苦労して整理したとしても、いざ必要なときになると少なからず「あれ?あの書類ってどこに入れたんだっけ?」ということがあるので、なかなか報われない作業と言えます。

 

特に小さいお子さんがいるご家庭の場合、毎週のように持ってくる子どものプリントをどう整理すればいいのか困っている人も多いのではないでしょうか?

 

ネットや雑誌などでキレイにファイリングされているご家庭の写真なんかを見ると、「自分はなんでキレイに整理できないんだ…」と落ち込んでしまいますが、まずは何が大切かを思い出してみましょう。

目的はキレイに整理整頓することですか?いえ、違います。

「必要なものを必要なときに探し出せること」

これが一番大事なことです。そのための手段の一つが整理整頓だということ。だから、すぐに探しだせさえすれば、キレイにファイリングされている必要なんてないということを覚えておきましょう。

 

ポイントはデジタル管理

書類の中でも確実に保管しておくべきものはごく一部です。書類の整理が億劫な最大の理由は捨てるべきかそうでないかの判断」が難しいということ。必要なことだけ確認&メモさえしてしまえば後で見返すことはないだろうな…と思っている書類も、必要になる可能性が全くないとは言い切れないので、捨ててしまうのって不安なんですよね。

だからこそ、そういった捨てるべきかどうか迷うものこそデジタルで管理するのがおすすめです。デジタルというと難しそうに聞こえますが、要はスマホで写真をとって管理しておくということ。写真をとるだけだと、後で情報を探すときが大変になるので、EVERNOTEなどのアプリを使いましょう。

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EVERNOTEはノートアプリですが、カテゴリ分けしたり、タグ付けをすることができる優秀なアプリ。もちろん画像をはじめとしたファイルを添付して保存しておけます。

EVERNOTEには画像ファイルの文字を認識する機能があるため、お便りなどの文字からも検索できるのがとても優秀。自分以外の人とも共有できるので、家族間での情報共有も簡単です。

外出中に「あれ?明日の幼稚園の献立ってなんだっけ?」なんてときもスマホから簡単に確認できるのが嬉しいですよね。このように、スマホから確認できるようにしてしまえば幼稚園や学校のお便りは捨ててしまってもほとんど支障がありません。

後で見返すかもしれないけど、それほど重要じゃないな…という書類やお知らせはとりあえずスマホのアプリに画像を保管し、あとはまとめて箱に入れておいて1年後に処分してしまうというルールにすれば、「この書類は取っておこうかな?どうしよう?」と悩む必要がなくなります。ひとます、書類をまとめて入れる箱を「とりあえずBOX」と呼ぶことにしましょう。

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必要なときに見つけられる書類保管術

では、デジタルでの管理をい活用した書類の保管術をもう少し詳しくご紹介します。

1、まずは書類の種類に適した保管場所を作ろう

書類の重要度を把握して、それに応じた保存場所を作っておきましょう。書類の保管は次の4種類に大きく分類できます。

書類の保管形態

A:確実に保管

B:一時的に保管

C:保管するか迷うもの

D:すぐに提出するもの

A、Bは保管する場所をしっかり用意し、C、Dはまとめておける場所を確保するといいですね。これらの分類に当てはまらないものは内容を確認したら捨ててしまっていいものということになります。Cについては一定期間とっておき、しばらくたって必要性を感じなかったら、捨てていきます。

ではまず、自分の家でよく扱う書類の種類をリストアップして、どの保管形態にするかを考えましょう。

我が家の場合、次のような書類が多いです。

  1. 家電の取り扱い説明書・保証書
  2. 契約書・税金に関する案内などの重要な書類
  3. 健康診断の結果などとりあえず取っておきたい書類
  4. 保育園・幼稚園・学校からのお便り
  5. 手続きや申込書など提出する必要がある書類

それぞれ、重要度から考えて保管は次のようになります。

書類の保管特性

家庭によっては、説明書などは捨ててしまうという人もいると思いますので、この辺は自分ならどうするかを考えて分類しておきます。全てがこの分類に当てはまるわけではありませんが、ある程度どうするかを決めておくと、新しい書類が出たときに迷うことなく保管できるのでおすすめです。

我が家の書類保管場所

我が家の保管場所は重要度にあわせて上の写真のような保存方法をとっています。

 

A:確実に保管する書類

Aは説明書や契約書など確実に保管する書類なので、無印良品のファイルボックスペーパーホルダーを使って探しやすいようにインデックスを付けて保管しています。ファイリングするとなると面倒ですが、無印のペーパーホルダーは挟むだけでいいので、簡単に分類を追加することができるのでおすすめ。

 

B:一時的に保管する書類

Bの一時的に保管しておく健康診断の結果や、資格取得に関する書類は100均で売っているインデックス付きのジャバラケースが便利です。こちらも、インデックスをつけて書類を入れていくだけなので簡単で見つけやすい。ある程度期間が経ったら捨てるかどうかを判断したいので、Aの書類とは分けて管理しています。

 

C:保管するか迷う書類

Cの、保管するかどうか迷うものは、A4サイズの書類ボックス(とりあえずBOX)にまとめて入れておくだけ。このBOXにはスマホに画像を保存したあとに入れておくため、よほどのことがない限りこのBOXから書類を探して確認することはほとんどないので分類わけもしていません。

子どもが幼稚園でもらってくるお便りなんかは、一度確認して必要なことを手帳やカレンダーに書き込んでしまえば後で必要になることはほとんどないのですが、すぐに捨ててしまうのもちょっと不安ですよね。そういう書類をこの箱の中に入れておき、1年に1回、中身を整理しています。

 

D:提出期限がある書類

提出期限がある書類はあえて見えるところに置いておきます。書類はしまっておき、手帳などで期限を管理したほうが見た目はすっきりするかもしれませんが、やはり目につかないところに置いておくと忘れてしまいがち。ずっと書類がおいてあると、片づけたいという気持ちが刺激されるので、提出忘れを防ぐ効果があります。

 

2、書類はデジタルで検索可能にしておく

保存する場所さえ用意したら、あとはそれに合わせてその都度書類をしまいましょう。

  • 説明書や契約書が増えたら、ファイルボックスに入れる。
  • 健康診断の結果が来たら、確認してジャバラケースに入れ、古すぎるものはデジタル化して捨ててしまう。
  • 幼稚園のお便りをもらったら、EVERNOTEでスキャンして、とりあえずBOXに入れておく。

といった感じで、オートマチックに書類をさばいていきます。

手続きなどで提出する書類も提出する前にスキャンしてアプリに保存しておくと、次に同じ手続きをするときに「あれ?去年はどう書いたっけ?」なんてときにも確認ができて便利なのでおすすめです。

 

3、必要がある書類だけ時間のあるときにファイリング

日ごろは重要な書類以外はアプリでスキャンしてとりあえずBOXに入れるだけなので、書類の整理はほとんど必要ありません。とはいえ、1年もすればとりあえずBOXも満タンになってくるので、時間を見つけて整理しましょう。

整理するとき、アプリでよく確認する書類は「必要な書類」なので、どれを捨てて、どれを残すかというのも判断がしやすいです。そういった書類は、ファイリングしてとりあえずBOXを卒業させましょう。

 

「簡単さ」で書類整理のハードルを低くしよう

書類すべてを最初からキレイにファイリングしようと思うと、分類わけから始まり、時系列で並べるのか?それともさらに小分類にわけるのか?など、いろいろと気になってしまい、整理するのが面倒になってしまいます。

だからこそ、普段はスマホで写メをとってデジタルで保存し、書類自体はとりあえずBOXに入れておくという簡単さが続けられる秘訣です。もちろん、すぐに重要な書類と判断できるものはその場で決まった場所に保管しておきましょう。

 

整理しなければいけない書類がたまると、「片づけなきゃ…」というモヤモヤのなか生活しなければいけないだけでなく、必要なときに必要な情報が取り出せないということに繋がります。

 

書類を整理するハードルを下げて、日ごろからすぐに取り掛かれるようにしておきましょう。

 

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